Dans Shopify, l’état « disponible » indique les unités vendables, « engagé » celles réservées à des commandes non expédiées, « indisponible » celles bloquées (retours, contrôle qualité), et « en main » la somme des trois. Pour réconcilier, comparez ces états à vos commandes en cours et ajustez manuellement si nécessaire.
Pourquoi les états d’inventaire Shopify sont-ils importants pour votre boutique ?
Lorsque vous vendez en ligne, chaque unité compte. Les états d’inventaire vous aident à savoir ce que vous pouvez vendre, ce qui est déjà promis et ce qui ne l’est pas. Sans cette visibilité, vous risquez de vendre un produit que vous n’avez plus, ou de bloquer des ventes par excès de prudence.
Shopify attribue automatiquement un état à chaque variante en fonction des mouvements de stock. Ces états sont visibles sur la page Inventaire et sur les fiches produit. Vous pouvez créer des vues personnalisées pour afficher les colonnes qui vous intéressent, par exemple masquer la colonne « En main » si vous ne l’utilisez pas. (Source : Shopify Help – Understanding inventory states)
Que signifient exactement « disponible », « engagé », « indisponible » et « en main » ?
Shopify définit quatre états principaux :
- En main : le nombre total d’unités que vous possédez à un emplacement. C’est la somme des unités disponibles, engagées et indisponibles. Si vous modifiez la quantité en main, la quantité disponible change automatiquement du même montant.
- Disponible : les unités que vous pouvez vendre. Elles ne sont ni engagées ni indisponibles, et n’incluent pas les unités entrantes. Si vous modifiez la quantité disponible, la quantité en main change aussi.
- Engagé : les unités réservées pour des commandes qui n’ont pas encore été expédiées. Elles ne sont plus disponibles à la vente.
- Indisponible : les unités qui ne peuvent pas être vendues pour diverses raisons (retour en attente, contrôle qualité, stock de sécurité).
- Entrant : les unités en transit vers un emplacement (transfert, commande fournisseur). Elles ne sont pas disponibles tant qu’elles ne sont pas réceptionnées. Une fois réceptionnées, elles passent automatiquement à « disponible » et sont alors comptées dans « en main ». Des applications peuvent toutefois les placer dans un autre état, comme « indisponible » (stock de sécurité).
Comment réconcilier les états d’inventaire avec vos commandes ?
La réconciliation consiste à vérifier que les quantités affichées correspondent à la réalité de vos commandes et de votre stock physique. Voici une méthode simple :
- Exportez la liste des commandes non expédiées depuis Shopify. Pour chaque ligne, notez la quantité commandée.
- Comparez avec l’état « engagé » de chaque variante. Normalement, la somme des quantités engagées doit correspondre au total des unités des commandes non expédiées. Si ce n’est pas le cas, il peut y avoir un décalage (commande annulée non mise à jour, par exemple).
- Vérifiez l’état « indisponible ». Si vous avez des retours en attente de traitement, ils doivent y figurer. Sinon, ajustez manuellement.
- Contrôlez l’état « disponible ». Il doit être égal à « en main » moins « engagé » moins « indisponible ». Si ce n’est pas le cas, vérifiez les mouvements récents.
- Ajustez si nécessaire en modifiant les quantités dans l’admin. Attention : modifier « disponible » change aussi « en main ».
Cette vérification est particulièrement utile après un pic de ventes ou un inventaire physique.
Exemple concret (hypothétique) : la boutique de thés
Prenons une boutique fictive, « Thés du Monde », qui vend des thés en ligne. Elle a 100 boîtes de thé vert en stock. 20 boîtes sont engagées dans des commandes non expédiées. 5 boîtes sont indisponibles car elles attendent un contrôle qualité. La quantité en main est donc de 100. La quantité disponible est de 100 - 20 - 5 = 75. Si la boutique reçoit une commande de 10 boîtes, l’état engagé passera à 30 et le disponible à 65. Si elle expédie les 20 premières commandes, l’engagé reviendra à 10 (les 10 nouvelles) et le disponible augmentera à 75 (car les unités expédiées ne sont plus engagées).
Ce exemple montre comment les états évoluent. Il ne s’agit pas de chiffres réels.
Quelles erreurs éviter avec les états d’inventaire Shopify ?
- Confondre « en main » et « disponible » : « en main » inclut les unités engagées et indisponibles. Ne vous basez pas sur « en main » pour savoir ce que vous pouvez vendre.
- Oublier les commandes en attente : si vous ne suivez pas les engagements, vous risquez de vendre des unités déjà réservées.
- Négliger les retours : un retour non traité doit être placé en « indisponible » pour ne pas être vendu par erreur.
- Modifier « disponible » sans comprendre l’impact : cela change aussi « en main ». Préférez ajuster « en main » si vous corrigez un écart d’inventaire physique.
- Ignorer les emplacements multiples : si vous avez plusieurs entrepôts, chaque emplacement a ses propres états. Vérifiez que les commandes sont bien associées au bon emplacement.
Comment suivre les états d’inventaire au quotidien ?
Créez une vue personnalisée sur la page Inventaire pour afficher les colonnes « Disponible », « Engagé », « Indisponible » et « En main ». Consultez-la régulièrement, par exemple chaque matin. Pour les petites boutiques, un simple tableur peut suffire pour noter les écarts. L’important est de comprendre que ces états sont dynamiques : ils changent à chaque commande, retour ou réception.
Si vous utilisez des applications tierces, sachez qu’elles peuvent ajouter des états supplémentaires (comme « stock de sécurité »). Vérifiez leur documentation pour ne pas fausser vos calculs.
Questions fréquentes
Comment savoir si un produit est réellement en stock ?
Regardez la quantité « disponible ». C’est le seul état qui indique ce que vous pouvez vendre immédiatement. Si elle est à zéro, le produit est épuisé, même si « en main » affiche des unités (elles sont engagées ou indisponibles).
Que faire si l’état « engagé » ne correspond pas à mes commandes ?
Vérifiez les commandes annulées ou modifiées. Parfois, une commande annulée libère des unités, mais l’état peut mettre du temps à se mettre à jour. Vérifiez les commandes annulées ou modifiées. Si le décalage persiste, contactez le support Shopify.
Conclusion
Maîtriser les états d’inventaire Shopify vous évite de vendre ce que vous n’avez pas et de bloquer des ventes inutilement. En comprenant la différence entre disponible, engagé, indisponible et en main, vous pouvez réconcilier vos stocks avec vos commandes et prendre de meilleures décisions. Pour aller plus loin, consultez la documentation officielle de Shopify sur les états d’inventaire.
